Umwandlungsbericht KZT → LZT: Checkliste

Stand: Oktober 2026 · Lesezeit ca. 6 Minuten

Zeigt sich während einer Kurzzeittherapie, dass die Behandlung länger dauern wird, beantragen Sie die Umwandlung in eine Langzeittherapie. Anders als die Kurzzeittherapie selbst ist diese Umwandlung im Regelfall gutachterpflichtig. Die folgende Checkliste hilft, nichts zu vergessen.

Rahmen: Kontingente und Zeitpunkt

Die Kurzzeittherapie umfasst zwei Abschnitte zu je bis zu zwölf Stunden. Für die Langzeittherapie nennt die Psychotherapie-Richtlinie je Verfahren Höchstkontingente für Erwachsene in der Einzelbehandlung: in der Verhaltenstherapie und der tiefenpsychologisch fundierten Psychotherapie 60 Stunden, in der analytischen Psychotherapie 160 Stunden und in der Systemischen Therapie 36 Stunden, jeweils mit Möglichkeiten der Fortführung. Bereits erbrachte Stunden der Kurzzeittherapie werden auf das Kontingent der Langzeittherapie angerechnet.

Planen Sie den Antrag so, dass die Bewilligung vorliegt, bevor das Kurzzeitkontingent aufgebraucht ist. Gutachten und Bearbeitung durch die Krankenkasse brauchen Zeit; eine Lücke zwischen dem Ende der Kurzzeittherapie und der Bewilligung bedeutet für die Patientin oder den Patienten eine Unterbrechung.

Checkliste vor dem Schreiben

• Indikation für eine Langzeittherapie geprüft und mit der Patientin oder dem Patienten besprochen
• Bisher erbrachte Stunden und verbleibendes KZT-Kontingent gezählt
• Konsiliarbericht liegt vor und ist nicht veraltet; Ergebnis und Medikation notiert
• Fragebogenwerte vom Behandlungsbeginn und aktuelle Werte mit Datum vorhanden
• Sitzungsnotizen mit konkreten Beobachtungen zum Verlauf (Übungen, Expositionen, Veränderungen) griffbereit
• Diagnose nach ICD-10-GM überprüft; Änderungen seit Behandlungsbeginn begründet
• Chiffre gebildet (Anfangsbuchstabe des Familiennamens und sechsstelliges Geburtsdatum)

Checkliste für den Bericht

Der Umwandlungsbericht folgt der Gliederung des Erstberichts nach PTV 3 (Abschnitte 1 bis 6) und ergänzt den bisherigen Verlauf. Prüfen Sie für jeden Abschnitt:

• Soziodemographie: nur Angaben, die für die Behandlung relevant sind; keine identifizierenden Details
• Symptomatik und Befund: Beschwerden zu Beginn, psychischer Befund, Testwerte mit Instrument und Datum
• Somatischer Befund: Ergebnis des Konsiliarberichts, Medikation
• Lebensgeschichte und Modell: Biografie mit erkennbarem Bezug zum funktionalen Bedingungsmodell beziehungsweise zur Psychodynamik
• Verlauf der Kurzzeittherapie: was erarbeitet wurde, was sich messbar oder beobachtbar verändert hat, was weiterhin einschränkt
• Diagnose: passt zu Symptomatik und Modell
• Behandlungsplan: konkrete Ziele für die weitere Behandlung, Methoden, beantragter Stundenumfang, Frequenz
• Begründung der Umwandlung: warum die Kurzzeittherapie nicht ausreicht – nachvollziehbar aus Verlauf und verbleibenden Zielen
• Prognose: Ihre begründete Einschätzung, gestützt auf Faktoren aus dem Bericht

Der Verlauf ist das Herzstück

Beim Erstbericht stützt sich die Begründung auf Anamnese und Befund. Beim Umwandlungsbericht haben Sie zusätzlich etwas, das überzeugender ist: einen tatsächlichen Behandlungsverlauf. Nutzen Sie ihn.

Statt „Die Patientin hat gute Fortschritte gemacht“ schreiben Sie, was geschehen ist: „In der zwölften Sitzung führte die Patientin die Exposition im Teammeeting erstmals ohne Sicherheitsverhalten durch; die subjektive Anspannung sank von 70 auf 35.“ Statt „Die Depressivität ist rückläufig“ nennen Sie die Werte: „Der PHQ-9-Summenwert lag zu Beginn bei 19, zuletzt bei 14 Punkten.“ Solche Sätze lassen sich prüfen, und sie zeigen zugleich, warum weitere Stunden sinnvoll sind: Fortschritt ist erkennbar, Ziele sind noch nicht erreicht.

Ebenso wichtig ist, was noch nicht gelungen ist. Wenn eine Vermeidung fortbesteht oder Übungen wiederholt abgesagt wurden, gehört das in den Bericht. Es begründet die Umwandlung oft besser als eine Liste von Erfolgen.

Beispiel: vom Notizsatz zum Berichtssatz

Wie aus einer Sitzungsnotiz ein prüfbarer Satz im Bericht wird, zeigt ein erfundenes Beispiel. In der Notiz zur zwölften Sitzung steht in Stichpunkten: „Exposition Teammeeting durchgeführt, kein Sicherheitsverhalten (keine Notizkarten), SUD 70 → 35, Hausaufgabe 2× Wortbeitrag/Woche.“

Daraus wird im Abschnitt zum Verlauf: „In der zwölften Sitzung führte die Patientin die Exposition ‚Wortbeitrag im Teammeeting‘ erstmals ohne Sicherheitsverhalten durch; die subjektive Anspannung sank dabei von 70 auf 35.“ Der Satz fügt nichts hinzu, was nicht in der Notiz steht, ist aber für Außenstehende verständlich formuliert.

Anders der Satz „Die berufliche Belastung hat sich insgesamt deutlich verringert.“ Er klingt plausibel, stützt sich aber auf keine einzelne Notiz und keinen Messwert. Solche Sätze entstehen beim Schreiben leicht, weil sie den Gesamteindruck zusammenfassen. Prüfen Sie sie besonders: Entweder Sie finden eine konkrete Stelle in der Dokumentation, die die Aussage trägt, oder Sie formulieren vorsichtiger beziehungsweise streichen den Satz.

Hilfreich ist eine einfache Gewohnheit beim Gegenlesen: Notieren Sie neben jedem Satz zum Verlauf, auf welche Sitzung oder welchen Messzeitpunkt er sich stützt. Sätze ohne Eintrag sind Kandidaten für eine Überarbeitung.

Typische Fehler

• Zu später Antrag: Das Kurzzeitkontingent ist erschöpft, bevor die Bewilligung vorliegt.
• Kopierter Erstbericht: Der Bericht beschreibt nur den Ausgangszustand, nicht den Verlauf.
• Unbelegte Verlaufsaussagen: „deutlich gebessert“ ohne Messwert oder Beobachtung.
• Ziele ohne Bezug: Die Ziele für die Langzeittherapie greifen Probleme auf, die im Bericht nicht vorkommen.
• Fehlende Stundenangaben: beantragter Umfang und bereits erbrachte Stunden passen nicht zusammen.

Nach dem Absenden

• Antrag der Patientin oder des Patienten (PTV 1) und Ihre Angaben (PTV 2) vollständig
• Bericht im verschlossenen Umschlag (PTV 8) mit Chiffre beigefügt
• Kopie des Berichts in Ihrer Behandlungsdokumentation abgelegt
• Frist für die weitere Planung notiert, falls das KZT-Kontingent knapp wird

Wie eine gute Dokumentation hilft

Die meiste Arbeit am Umwandlungsbericht ist Suchen: Wann war die erste Exposition? Welcher Wert stand im Juli im Fragebogen? Wer von Beginn an datiert dokumentiert, findet diese Stellen schnell. Der Antrags-Copilot führt dafür eine Fallakte mit Sitzungsnotizen und Fragebogenwerten und stellt daraus einen Entwurf in der Gliederung des PTV 3 zusammen – mit der Quelle an jedem Satz. Sie prüfen, ändern und verfassen den Bericht persönlich. Ein Beispiel finden Sie im Musterbericht zu einem fiktiven Fall; den Aufbau des Berichts erklärt der Beitrag PTV3-Bericht: Aufbau und Gliederung.